Wie wij zijn
Deze verklaring geldt voor de website trayect.nl, het klantportaal op portal.trayect.nl en de freelancer-omgeving. Verwerkingsverantwoordelijke is Trayect in Zwijndrecht.
Vragen over privacy stuur je naar info@trayect.nl.
Welke gegevens we verwerken, en waarom
| Situatie | Gegevens | Doel en grondslag |
|---|---|---|
| Contactformulier | Naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer, je bericht en eventuele bijlagen | Je vraag of aanvraag behandelen. Gerechtvaardigd belang, of maatregelen voorafgaand aan een overeenkomst. |
| Sollicitatie en stage | Naam, contactgegevens, cv en motivatie | Je sollicitatie beoordelen. Maatregelen voorafgaand aan een overeenkomst. |
| Klantportaal | Naam, e-mailadres, organisatie, rol, berichten en documenten binnen een project | Het project met je organisatie uitvoeren. Uitvoering van de overeenkomst. |
| Akkoorden en activiteitenlog | Wie, wanneer, IP-adres, browser en de versie van het document | Aantonen wie wat heeft goedgekeurd of gedownload, en misbruik herkennen. Gerechtvaardigd belang en uitvoering van de overeenkomst. |
| Freelancer-omgeving | Naam, e-mailadres, telefoonnummer, taal en ingevoerde uren | Uren registreren, beoordelen en verwerken. Uitvoering van de overeenkomst. |
| KLIC-meldingen | Contact- en bedrijfsgegevens en het werkgebied | De melding namens de opdrachtgever indienen bij het Kadaster, dat voor zijn eigen verwerking zelf verantwoordelijk is. |
Waar je gegevens staan
Website, klantportaal, database en bestanden draaien op een server die we zelf beheren, in een datacenter in Duitsland. De opslag is versleuteld. Voor projectgegevens en tekeningen gebruiken we geen Amerikaanse cloudopslag.
E-mailmeldingen versturen we via een e-mailbezorger. Die meldingen bevatten geen projectinhoud, bedragen of bijlagen, alleen het bericht dat er iets nieuws in het portaal staat.
Met wie we gegevens delen
We verkopen geen gegevens. We delen ze alleen met partijen die nodig zijn om onze diensten te leveren, en sluiten met hen een verwerkersovereenkomst.
- Hosting: het datacenter in Duitsland waar onze server staat
- E-mailbezorging: voor meldingen zonder inhoud
- Google: alleen als je zelf kiest voor inloggen met een Google-account
- Het Kadaster: voor KLIC-meldingen die we namens de opdrachtgever indienen
Binnen een project zien alleen de gebruikers van jouw organisatie en de betrokken medewerkers van Trayect de projectgegevens. Dat wordt in de database zelf afgedwongen.
Hoe lang we gegevens bewaren
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Contactaanvragen zonder opdracht | Maximaal 2 jaar |
| Sollicitaties | 3 maanden na ontvangst. Daarna verwijderen we sollicitatie en cv automatisch |
| Projectgegevens en documenten | Zolang de overeenkomst loopt, daarna zolang wettelijk of contractueel vereist |
| Goedgekeurde tekeningen in het portaal | 30 dagen na goedkeuring, daarna gearchiveerd buiten het portaal |
| Activiteitenlog | Zolang nodig voor beveiliging, audits en eventuele geschillen |
| Financiële gegevens | 7 jaar, vanwege de fiscale bewaarplicht |
Beveiliging
- Verbindingen versleuteld met TLS 1.3
- Tweestapsverificatie verplicht voor alle gebruikers van het portaal
- Toegang per organisatie, afgedwongen in de database
- Downloadlinks die na korte tijd verlopen
- Een activiteitenlog dat achteraf niet te wijzigen is
Je rechten
Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren of verwijderen, de verwerking te laten beperken, bezwaar te maken en je gegevens over te laten dragen. Stuur je verzoek naar info@trayect.nl. We reageren binnen een maand.
Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wijzigingen
We passen deze verklaring aan als onze diensten of de wet veranderen. De datum bovenaan laat zien wanneer dat voor het laatst is gebeurd.
Vragen over deze tekst? Mail naar info@trayect.nl
J.01 · Versie 1.0